Šta je ERP sistem, a šta knjigovodstveni program: 4 razlike

Skoro svaka firma ima program u kojem se vodi knjigovodstvo. Zato se često čuje rečenica: „Pa mi već imamo program, je li to onda ERP?" Odgovor zavisi od toga šta se dešava kada roba uđe u magacin, kada se obračuna plata ili kada direktor u utorak pita koliko kupci duguju.

Knjigovodstveni program odlično radi svoj posao: vodi glavnu knjigu, poreske evidencije i izvještaje. ERP ide korak dalje — pokriva i procese koji se dešavaju prije knjiženja, pa se podaci ne prekucavaju iz jednog programa u drugi.

U nastavku su četiri razlike koje se najbrže primijete u praksi, sa primjerima iz Neksusa.

Razlika 1: ERP pokriva više poslovnih oblasti, ne samo knjigovodstvo

Knjigovodstveni program je usmjeren na finansije i poreske evidencije. ERP pokriva i ono što im prethodi: nabavku i zalihe, narudžbe, proizvodnju, kadrovsku evidenciju, plate, osnovna sredstva, blagajnu i putne naloge.

U Neksusu su to finansije i računovodstvo, robno i materijalno poslovanje, narudžbe, proizvodnja, kadrovska, obračun plata, osnovna sredstva, blagajna i putni nalozi, uz POS, fiskalizaciju, DMS i AI OCR. Sve to stoji u istom meniju i nad istim podacima, pa ne postoji „program za magacin" odvojen od „programa za knjigovodstvo".

Zato je prvo pitanje jednostavno: da li vaš program pokriva samo knjiženje, ili i posao koji se dešava u magacinu, pogonu i kadrovskoj?

Razlika 2: podatak se unosi jednom i sam putuje dalje

Ovo je srž ERP-a i razlika koja se najviše osjeti. U odvojenim programima isti podatak se unosi dva ili tri puta: jednom u magacinu, pa opet u knjigovodstvu, pa treći put u tabeli za plate. Svako prekucavanje je nova prilika za grešku i novi sat rada.

U ERP sistemu dokument nastaje jednom, a knjiženje se iz njega izvodi. U Neksusu se robni dokumenti automatski knjiže u finansije, u proizvodnji se automatski razdužuju sirovine i zadužuju gotovi proizvodi, amortizacija osnovnih sredstava se automatski knjiži u finansije, a blagajnički dokumenti idu direktno u glavnu knjigu.

Isti princip važi i za plate: obračun se automatski knjiži, i to za jedno ili za više preduzeća odjednom, što je svakodnevni posao računovodstvenih agencija.

Razlika 3: stanje se gleda danas, a ne poslije zaključenja mjeseca

Kada podaci putuju sami, izvještaj ne mora da čeka da neko sve prekuca. Zato se u ERP-u stanje prodaje, zaliha i potraživanja gleda u toku mjeseca, a ne tek kada knjigovodstvo zaključi period.

Praktično, to je razlika između pitanja „koliko smo prodali prošlog mjeseca" i pitanja „koliko smo prodali ove sedmice i ko nam duguje". Drugo pitanje mijenja odluke: kome poslati opomenu, šta naručiti, koji artikal gurnuti.

Razlika 4: više ljudi radi u istom sistemu, svako sa svojim pravima

Knjigovodstveni program obično koristi računovodstvo. ERP koristi i magacioner, i komercijalista, i poslovođa u pogonu, i vlasnik. Zato prava pristupa nisu detalj nego uslov da sistem uopšte može da se koristi.

U Neksusu se prava dodjeljuju po korisniku i po sektoru — prodaja, magacin, nabavka, računovodstvo, uprava — i određuju ko šta može pregledati, unijeti i odobriti.

Ista logika omogućava i saradnju sa računovodstvenom agencijom: klijent unosi svoje dokumente, agencija radi knjiženje i kontrolu, a obje strane gledaju iste podatke umjesto da ih razmjenjuju mejlom.

Kako da znate šta vama treba

Nije svakoj firmi potreban ERP. Ako radite sami i izdajete nekoliko faktura mjesečno, dobar program za fakturisanje i uredno knjigovodstvo su sasvim dovoljni.

Ako vam se na ova pitanja odgovori uglavnom potvrdno, vjerovatno ste prerasli klasičan knjigovodstveni program: prekucavate li iste podatke u dva programa ili u tabelu; čekate li kraj mjeseca da biste vidjeli stanje; treba li pristup sistemu i ljudima van računovodstva; imate li proizvodnju, maloprodaju, više skladišta ili više firmi.

Odgovor na ta pitanja je važniji od naziva programa.

Zaključak: naziv nije važan, važno je kako podaci putuju

ERP nije „veći knjigovodstveni program", nego jedan sistem u kojem se podatak unosi jednom, sam putuje kroz nabavku, magacin, proizvodnju i plate, i završava u knjiženju bez prekucavanja.

Ako želite da vidite kako to izgleda na vašim procesima, zakažite prezentaciju — proći ćemo kroz module koji se tiču vašeg posla i kroz primjere iz prakse.