Kako izabrati knjigovodstveni program za računovodstvenu agenciju: pitanja prije odluke

Knjigovodstveni program lako je izabrati po cijeni ili po navici. Agencija koja radi za desetine firmi ipak ima druge potrebe od firme koja vodi samo svoje knjige. Program koji je dovoljan za jedno preduzeće može agenciji svakog mjeseca oduzimati mnogo sati, jer se isti posao ponavlja kod svakog klijenta.

Kada se porede knjigovodstveni programi u BiH, razgovor obično počne od spiska modula i cijene. Za agenciju su jednako važna druga pitanja: koliko posla ostaje ručno kada broj klijenata poraste, kako računovođa prati sve firme i šta klijenti mogu sami uraditi.

Pitanja iz ovog članka pomažu da programe uporedite po tome koliko vremena agenciji štede u svakodnevnom radu.

Prije poređenja: krenite od onoga što vam oduzima najviše vremena

Svaki vlasnik agencije zna kako izgleda njegov mjesec i na šta odlazi najviše vremena: unos izvoda, prepisivanje faktura, plate ili priprema istih prijava za desetine firmi. Od toga vrijedi krenuti i kada birate program.

Izdvojite nekoliko poslova koji vam svakog mjeseca oduzimaju najviše sati. Na prezentaciji tražite da vam proizvođač programa pokaže baš te poslove, na primjerima iz vaše prakse. Tako program procjenjujete po onome što je vašoj agenciji zaista važno.

U izbor uključite i kolege koji rade plate, PDV i robno knjigovodstvo. Oni tačno znaju gdje se u sadašnjem programu gubi vrijeme.

1. Da li su sve firme u jednom sistemu?

U nekim programima svaka firma je posebna baza. Kada isti posao treba uraditi za sve klijente, na primjer proknjižiti izvode ili pripremiti PDV prijave, računovođa prelazi iz baze u bazu i posao ponavlja kod svake firme, a pregled svih firmi zajedno ne postoji. Kada firmi ima nekoliko desetina, na to odlazi mnogo vremena.

Pitajte da li su svi klijenti u istom sistemu i da li je broj firmi ograničen. Pitajte i kako se dodaje novi klijent: da li se firma samo doda ili traži posebnu instalaciju i podešavanja.

Obratite pažnju i na ograničenja koja se ne vide na prvi pogled. Nekad je broj firmi vezan za paket ili licencu, pa agencija to otkrije tek kada preuzme nove klijente.

Neksus je centralizovan sistem: sve firme su na jednom mjestu, a njihov broj nije ograničen.

2. Šta se može uraditi za više firmi odjednom?

Najviše vremena agenciji oduzima posao koji se radi posebno za svaku firmu. Knjiženje izvoda, PDV prijave i obračun plata redovno se ponavljaju kod mnogih klijenata. Ako se svaki od tih poslova radi firma po firma, vrijeme raste zajedno sa brojem klijenata.

Pitajte koji se poslovi rade grupno, a koji samo pojedinačno. Pitajte i da li se kontni plan, šabloni knjiženja i parametri za plate podešavaju jednom za sve klijente ili kod svake firme posebno.

U Neksusu se za više firmi odjednom knjiže bankovni izvodi i robno-materijalni dokumenti, kreiraju PDV prijave i obračunavaju plate. Kontni plan, šabloni knjiženja i parametri za plate podese se jednom i primijene na sve ili izabrane klijente.

Više o tome pišemo u članku Rad sa desetinama klijenata: šta agencija može uraditi odjednom za sve.

3. Kako računovođa kontroliše sve firme?

Kada klijenata ima mnogo, važno je brzo vidjeti gdje nešto nedostaje. Prije predaje prijava računovođa mora znati kod kojih firmi je posao završen, a gdje još čekaju dokumenti ili knjiženje. Ako se to provjerava firma po firma, pregled traje dugo, a propust kod jedne firme lako promakne.

Pitajte da li se sve firme mogu provjeriti odjednom ili jedna po jedna. Na prezentaciji tražite da vam pokažu kako se vidi stanje više klijenata zajedno.

U Neksusu računovođa ima kontrole i izvještaje za sve firme odjednom. Na primjer, na jednom mjestu vidi neproknjižene dokumente i nepotvrđene naloge u glavnoj knjizi. Vidi i koji su mali preduzetnici došli do iznosa godišnjeg prihoda do kojeg se zadržava status malog preduzetnika i koje su firme došle do praga za ulazak u sistem PDV-a.

4. Ko odlučuje o radu sa podacima?

Neki programi unaprijed zaključavaju pojedine mogućnosti, pa agencija za svaku izmjenu mora tražiti pomoć proizvođača ili zaobilazan put. Računovođa je stručnjak koji odgovara za podatke svojih klijenata, pa je važno da i odluke o radu sa tim podacima donosi on.

Pitajte koje mogućnosti program ostavlja agenciji, a šta je unaprijed zaključano.

U Neksusu slobodu u radu i odgovornost za podatke ima agencija. Ona odlučuje o izmjenama i ovlašćenjima određuje ko šta može raditi.

5. Mogu li klijenti sami unositi dokumente?

Ako klijent sam izdaje račune i unosi robne dokumente, agencija ne prekucava papire na kraju mjeseca. Manje je čekanja na fascikle, fotografija poslatih telefonom i dopisivanja oko dokumenata koji nedostaju.

Pitajte šta klijent može unositi i šta ostaje samo agenciji. Korisno je da se to može odrediti posebno za svakog klijenta, jer jedna firma samo izdaje fakture, a druga vodi i magacin.

Sa svakim klijentom unaprijed dogovorite ko unosi koje dokumente i do kada se unose dokumenti za protekli mjesec.

U Neksusu operater u firmi klijenta radi ono što dogovori sa agencijom: može praviti ulazne i izlazne dokumente i pratiti stanje obaveza i potraživanja. Agencija mu za to daje ovlašćenja, a dokumente u istom sistemu provjerava i knjiži.

Na primjer, operater napravi predračun, a iz njega se automatski pravi konačna veleprodajna ili maloprodajna faktura.

Posao se može podijeliti i kod plata: klijent sam vodi šihterice u programu, a agencija na osnovu njih obračunava plate. Tako agencija ne prepisuje šihterice koje klijent donese na papiru.

Kako takva saradnja izgleda u praksi, opisali smo u članku Od papira do oblaka: kako Neksus ERP mijenja saradnju preduzeća i računovođa.

6. Da li program ima kasu i fiskalizaciju?

Mnoge firme za kasu koriste posebnu aplikaciju. Promet sa kase tada stiže u knjigovodstvo kao izvještaj koji računovođa prepisuje i knjiži, za svaku firmu i svaki period posebno.

Pitajte da li program ima svoju kasu (POS) i da li se prodaja sa kase knjiži bez ručnog prenosa. Pitajte i da li program podržava fiskalizaciju i za firme koje same izdaju račune i za agencije. Klijenti ponekad traže od agencije da i fiskalizaciju radi za njih.

Neksus ima modul POS koji je dio istog sistema: prodaja sa kase odražava se na zalihe i knjiži u finansije u realnom vremenu, bez ručnog prenosa. Neksus podržava fiskalizaciju i za firme i za agencije: firma može sama fiskalizovati svoje račune, a agencija fiskalizaciju radi za klijente koji to od nje traže. Agencija ima pregled i kontrolu nad fiskalizovanim dokumentima svih klijenata, a ti dokumenti se automatski knjiže.

7. Koliko automatizacije ima u unosu?

Unos ulaznih faktura i izvoda je posao koji se ponavlja kod svakog klijenta. U agenciji koja vodi 40 firmi to je svakog mjeseca velik broj dokumenata koje neko mora prepisati. Ručni prepis je spor, a greške u iznosima i datumima kasnije se teško pronalaze.

Pitajte da li program može sam prepoznati podatke sa faktura i uvesti izvod iz PDF fajla. Tražite da vam to pokažu na fakturama i izvodima kakve inače dobijate od klijenata.

Neksus uz pomoć vještačke inteligencije automatski obrađuje ulazne fakture i uvozi izvode iz PDF-a. Više o tome pročitajte u članku Neksus OCR: Automatizacija ulaznih faktura putem vještačke inteligencije (AI).

8. Šta program priprema za Poresku upravu i APIF?

Prijave i izvještaji za institucije rade se za svakog klijenta, pa je važno koliko ih program pripremi iz podataka koji su već u njemu. Svaki prepis iz programa u drugu aplikaciju traži vrijeme i otvara mogućnost greške.

Pitajte koje prijave i izvještaje program pravi, a šta računovođa mora prepisivati ručno. Dobar odgovor je konkretan: koji fajl program pravi, gdje se predaje i da li se podaci mogu pregledati prije izvoza. Pitajte i ko prati promjene obrazaca i kako one stižu u program.

Neksus iz podataka u programu automatski priprema Mjesečnu prijavu poreza po odbitku (Obrazac 1002) kao XML fajl za elektronsko podnošenje Poreskoj upravi Republike Srpske.

Za Agenciju za posredničke, informatičke i finansijske usluge (APIF) program pravi fajl koji se uvozi u APIF-ovu aplikaciju FIA. U fajlu su svi finansijski izvještaji: bilans stanja, bilans uspjeha, bilans tokova gotovine, aneks i ostali.

U oba slučaja računovođa prije izvoza može pregledati podatke.

9. Kako se prelazi sa starog programa?

O prelasku je dobro razgovarati već na prezentaciji, prije nego što se odlučite.

Pitajte koji se podaci prenose, ko pomaže i može li se preći postepeno. Tražite da vam jasno kažu šta priprema agencija, šta radi tim proizvođača i kakvu obuku dobijaju zaposleni.

Klijentima unaprijed javite ako se mijenja način na koji dostavljaju dokumente.

Na Neksus se ne mora preći sa svim firmama odjednom. Agencije obično krenu sa nekoliko preduzeća, a ostale firme dodaju svojim tempom. Neke odmah prebace firme sa najviše dokumentacije, da što prije iskoriste automatsku obradu dokumenata.

Naš tim pripremi osnovne podatke i uveze firme, poslovne partnere, artikle i zaposlene koje agencija dostavi. Po potrebi se uvoze i početna stanja, direktno iz bruto bilansa, kao i početna stanja zaliha. Zaposleni u agenciji prolaze obuku, a naš tim je i poslije toga tu kao podrška.

10. Kako se formira cijena?

Kada se porede cijene knjigovodstvenih programa, obično se gleda samo iznos u ponudi. Programi se naplaćuju na različite načine, pa za agenciju koja vodi mnogo firmi razlika može biti velika. Pitajte kako se cijena mijenja kada dobijete nove klijente.

Tražite ponudu za svoj stvarni obim rada i za rast koji planirate. Pitajte šta je uključeno u cijenu, na primjer prelazak, obuka, podrška i nove verzije programa, i šta se plaća posebno.

Cijenu uporedite sa vremenom koje program štedi. Program sa nižom cijenom, u kojem se svaki posao radi firma po firma, agenciju može koštati više zbog sati rada.

Ponudu za Neksus pripremamo prema potrebama vaše agencije. Javite nam se i pripremićemo je za vaš obim rada.

11. Radi li program online?

Online knjigovodstveni program radi u oblaku, pa agenciji ne treba server u kancelariji. Računovođa može raditi i od kuće, a klijent iz svoje firme.

Za agenciju to znači manje brige o opremi i lakši rad kada je dio tima van kancelarije. Kada agencija i klijent rade u istom programu, manje je slanja fajlova i kopija podataka.

U oblaku su podaci i sigurniji nego u programu instaliranom na računarima u kancelariji. Kod tradicionalnog programa podaci su često na jednom računaru ili serveru, rezervne kopije zavise od toga da li ih neko redovno pravi, a dokumenti se šalju mejlom ili nose na USB-u. U oblaku su podaci na jednom mjestu, pristup imaju samo oni kojima je odobren, a kopije se prave planski.

Pitajte gdje se podaci čuvaju i ko pravi rezervne kopije. Provjerite i da li je za rad dovoljan web pretraživač ili se na svaki računar nešto posebno instalira.

U Neksusu i računovođa i klijent rade preko web pretraživača, bez servera i ručnog pravljenja rezervnih kopija. Podaci se čuvaju u Oracle bazi, veza je šifrovana, a kopije se prave automatski svaki dan.

Više o razlikama pročitajte u članku Sigurnost vaših poslovnih podataka.

12. Kakva su iskustva drugih agencija?

Kada se traže iskustva sa knjigovodstvenim programima, na internetu se nađu pojedinačna mišljenja koja je teško porediti. Više govori iskustvo agencije sa sličnim brojem i vrstom klijenata.

Ako poznajete kolege koji program već koriste, pitajte ih kako je tekao prelazak, kako radi podrška i koji im je posao program najviše olakšao.

Pored prezentacije, korisno je vidjeti kako program radi u agenciji koja ga već koristi. Primjer agencije sa 70 klijenata opisali smo na stranici Računovodstvene agencije.

Ukratko

Kada birate knjigovodstveni program za agenciju, gledajte koliko se posla radi za više firmi odjednom, kako kontrolišete sve klijente, ko odlučuje o radu sa podacima, šta klijenti mogu sami unositi, da li program ima kasu i fiskalizaciju, šta priprema za Poresku upravu i APIF i kako izgleda prelazak.

Odgovore na svih dvanaest pitanja zapišite za svaki program koji razmatrate. Tako ćete ih porediti po istim mjerilima.

Ako želite da uporedite Neksus sa programom koji sada koristite, zakažite prezentaciju.