Kako preći na novi knjigovodstveni program | Neksus

Kada agencija razmišlja o novom programu, jedno od prvih pitanja je šta će biti sa podacima klijenata i da li će posao stati dok traje prelazak. Za agenciju koja vodi 40 firmi važno je da i za to vrijeme knjiženje za sve klijente ide po planu.

Neksus podržava i prelazak svih klijenata odjednom i prelazak u grupama. Agencija bira tempo koji odgovara njenoj spremnosti i organizaciji posla.

Ako program još birate, pitanja za tu odluku su u članku Kako izabrati knjigovodstveni program za računovodstvenu agenciju.

Najčešće brige: podaci, zastoj i zaposleni

Prva briga su podaci. Svaka firma ima svoje poslovne partnere, a mnoge i artikle i zaposlene. Niko ne želi to prekucavati za desetine klijenata. Kod prelaska na Neksus te podatke uvozi naš tim, kao i početna stanja kada su potrebna.

Druga briga je zastoj. Neksus podržava plan koji odgovara agenciji: sve firme mogu početi rad u sistemu odjednom, a ako agencija izabere prelazak u grupama, ostale se do svog termina vode u dosadašnjem programu. U oba slučaja cilj je da redovan posao za klijente ne stane.

Treća briga su zaposleni. Računovođa koji godinama radi u istom programu zna gdje je šta i želi da se brzo snađe i u novom. Uvođenje zato uključuje praktičnu obuku, a naš tim i poslije toga ostaje kao podrška.

Kako se pripremiti u agenciji

Prelazak ide lakše kada u agenciji postoji jedna osoba koja ga vodi. Ta osoba prikuplja podatke od kolega, dogovara se sa našim timom, prati koje su firme prenesene i odgovara na pitanja zaposlenih. U manjoj agenciji to je često vlasnik, a u većoj iskusan računovođa koji dobro poznaje rad svih kolega.

Prije prvog razgovora korisno je napraviti spisak klijenata sa nekoliko napomena za svaku firmu:

• Da li ima zaposlene i obračun plata
• Da li ima robno poslovanje i zalihe
• Otprilike koliko dokumenata donosi mjesečno
• Ko u agenciji vodi tu firmu

Takav spisak olakšava izbor firmi koje prelaze prve i planiranje prelaska za svakog računovođu.

Klijente treba obavijestiti na vrijeme, posebno one od kojih će agencija tražiti neke podatke. Ako agencija za neku firmu nema kod sebe spisak artikala ili podatke o zaposlenima, najbolje ih je tražiti unaprijed i sa klijentom dogovoriti do kada će ih dostaviti.

Kako teče uvođenje

Uvođenje Neksusa ide u četiri koraka: analiza i prezentacija, prenos i uvoz početnih stanja i šifarnika, podešavanje i obuka zaposlenih, i početak rada u sistemu.

Na analizi i prezentaciji gledamo kako agencija radi i koje podatke treba prenijeti. To je pravo vrijeme da agencija pokaže spisak klijenata i kaže koje firme imaju nešto neuobičajeno u poslovanju.

Nakon toga slijede prenos podataka, podešavanje i obuka. Posljednji korak je početak rada u sistemu, sa svim firmama odjednom ili sa odabranim grupama, prema planu agencije.

Koji podaci se pripremaju

Naš tim prvo pripremi osnovne podatke koji su potrebni za rad u sistemu.

Agencija zatim dostavi spisak firmi koje vodi, a za te firme njihove poslovne partnere, artikle i zaposlene. Te podatke uvozi naš tim, pa ih agencija ne unosi ručno.

Po potrebi se uvoze i početna stanja, direktno iz bruto bilansa, kao i početna stanja zaliha. Za firmu sa robnim poslovanjem to znači da se ni zalihe ne upisuju artikal po artikal.

Korisno je voditi evidenciju šta je za koju firmu već poslano. Tako osoba koja vodi prelazak lako vidi šta još nedostaje.

Sve firme odjednom ili u grupama

Agencija sama bira način prelaska. Ako su tim i podaci spremni, sve firme mogu preći odjednom. Ako joj više odgovara prelazak u grupama, sama određuje redoslijed i tempo.

Kod prelaska u grupama, za prvi krug vrijedi izabrati firme koje računovođe dobro poznaju, jer na njima najlakše vide kako program radi. Korisno je i da među njima bude bar jedna firma sa platama i jedna sa robnim poslovanjem. Tako se na malom broju firmi prođu poslovi koji kasnije dolaze i kod ostalih klijenata.

Nakon prvog kruga agencija može dodavati sljedeće firme tempom koji joj odgovara, na primjer sve firme jednog računovođe ili grupu sličnih klijenata.

Neke agencije odmah prebace firme sa najviše dokumentacije, da što prije iskoriste automatsku obradu dokumenata. To ima smisla kada kod tih firmi najviše vremena odlazi na ručno prekucavanje.

Podešavanje, obuka i podrška

Sistem se podešava prema načinu rada agencije, a zaposleni prolaze praktičnu obuku. Naš tim je i poslije toga tu kao podrška.

Zajedničke postavke, kao što su kontni plan, šabloni knjiženja i parametri za obračun plata, podese se jednom i primijene na sve ili izabrane klijente. Kod svakog sljedećeg klijenta zato se ne kreće od početka.

Na obuku je dobro poslati sve koji će raditi u programu, pa i one koji vode samo plate ili samo robno knjigovodstvo. Obuku je bolje zakazati kada ljudi nisu pod najvećim pritiskom posla, jer se između dva hitna zadatka malo nauči.

Prve sedmice rada

U prvim sedmicama računovođe upoznaju program kroz svoje svakodnevne poslove, uz podršku našeg tima. Pitanja koja se pojave u radu korisno je skupljati kod osobe koja vodi prelazak i rješavati ih sa našom podrškom. Tako isto pitanje ne postavlja pet ljudi, a odgovor dobiju svi.

Dobar trenutak za novi način rada sa klijentima

Prelazak je i prilika da se sa klijentima dogovori da sami unose račune i robne dokumente, a da agencija provjerava i knjiži.

Kako se takav rad uvodi korak po korak, opisali smo u članku Od papira do oblaka: kako Neksus ERP mijenja saradnju preduzeća i računovođa.

Kada se ionako mijenja program, klijenti lakše prihvate i promjenu u načinu dostave dokumenata. Dogovor treba biti jasan: koje dokumente klijent unosi sam, šta i dalje donosi u agenciju i ko mu javlja kada nešto treba ispraviti. Sa ovim je najlakše krenuti kod klijenata koji redovno šalju dokumente i već su navikli da rade u nekom programu.

Ukratko

Neksus podržava prelazak svih firmi odjednom, kao i prelazak u grupama. Agencija bira tempo prema svojoj spremnosti i organizaciji posla. Naš tim pripremi osnovne podatke i uveze firme, poslovne partnere, artikle i zaposlene koje agencija dostavi, a po potrebi i početna stanja. Slijede obuka, podrška i početak rada. U samoj agenciji najviše pomažu jedna osoba koja vodi prelazak i uredan spisak firmi.

Ako planirate promjenu programa, javite nam se. Na prezentaciji ćemo pogledati kako radite i koje podatke treba prenijeti.