Rad sa desetinama klijenata: šta agencija može uraditi odjednom za sve

Računovođa u agenciji svakog mjeseca za sve klijente radi isti posao: izvodi, ulazne i izlazne fakture, robni dokumenti, plate, PDV. Kod jedne firme to je predvidiv posao. Kada agencija vodi trideset, pedeset ili više firmi, isti koraci ponavljaju se kod svake od njih i na to ode mnogo vremena.

Neksus je centralizovan sistem u kojem su sva preduzeća koja agencija vodi na jednom mjestu. Postavke se podese jednom, a dio mjesečnog posla radi se za više firmi odjednom.

Kako izgleda mjesec u agenciji sa desetinama klijenata

Agencija koja vodi 40 firmi početkom mjeseca prvo prikuplja dokumente. Izvodi, fakture i robni dokumenti stižu različitim putem i u različito vrijeme. Jedan klijent pošalje sve odjednom, drugi u nekoliko navrata, a treći tek kada ga računovođa pozove.

Zatim počinje knjiženje. Računovođa uzima firmu po firmu, knjiži izvode, fakture i robne dokumente, pa prelazi na sljedećeg klijenta. Istovremeno stižu podaci za plate: ko je bio na bolovanju, ko je dobio stimulaciju, ko je počeo ili prestao da radi.

Kako se približava predaja prijava, posla je sve više. PDV prijave i plate treba završiti za sve firme, a klijenti tih dana zovu i pitaju koliko će platiti PDV-a. Za provjeru onoga što je urađeno obično ostane najmanje vremena.

Gdje se troši vrijeme

Najviše vremena odlazi na korake koji se ponavljaju kod svake firme:

• Knjiženje bankovnih izvoda, klijent po klijent
• Knjiženje ulaznih, izlaznih i robno-materijalnih dokumenata
• Priprema PDV prijave za svaku firmu u sistemu PDV-a
• Obračun i knjiženje plata za svako preduzeće posebno
• Održavanje istih postavki u svakoj firmi

Pojedinačno, većina tih koraka ne traje dugo. Kada se ponove kod 40 firmi, svakog mjeseca, zajedno odnose veliki dio radnog vremena.

Ponavljanje nosi i rizik od greške. Kada se isti posao radi trideseti put istog dana, lako se preskoči jedna firma, zaboravi dokument koji je stigao kasno ili kod jednog klijenta ostane stara postavka. Takve greške često se otkriju tek kada klijent pita ili kada se prijava već sprema za predaju.

Zajedničke postavke

U Neksusu se kontni plan, šabloni knjiženja i parametri za obračun plata podese jednom, a zatim se primijene na sve klijente ili samo na one koje izaberete.

Kada firme sa sličnim poslovanjem imaju iste postavke, rad u agenciji postaje ujednačen. Računovođa koji preuzme klijenta od kolege zatiče poznata pravila, a provjera tuđeg rada ide brže.

Trgovinske firme, uslužne firme i firme koje nisu u sistemu PDV-a obično se ne knjiže na isti način. Zato je korisno da agencija unaprijed razvrsta klijente prema vrsti poslovanja, odluči koja pravila važe za koju grupu i odredi ko u timu odobrava izmjene.

Knjiženje za više firmi odjednom

Bankovni izvodi u Neksusu knjiže se automatski, i to za više klijenata odjednom. Izvod se može uvesti i direktno iz PDF fajla, uz pomoć vještačke inteligencije. Robno-materijalni dokumenti takođe se mogu knjižiti za više firmi odjednom.

Kada svrha neke uplate nije jasna ili u agenciji nema fakture za plaćanje dobavljaču, računovođa o tome pita klijenta.

Takva pitanja bolje je skupiti i poslati klijentu odjednom, sa rokom za odgovor. Klijent tako dobije jedan jasan spisak, a računovođa ne prekida rad zbog svakog pojedinačnog poziva.

PDV prijave i plate

PDV prijave u Neksusu pripremaju se za više klijenata odjednom. Plate se takođe obračunavaju grupno, za više preduzeća, a obračun se automatski knjiži.

Prije pripreme PDV prijava dobro je pitati klijente koji dokumente šalju u dijelovima da li su poslali sve ulazne i izlazne račune za taj period.

Kod plata je korisno da klijent prije obračuna potvrdi podatke, i kada promjena nema. Računovođa tada ne mora pretpostavljati da li je neko bio na bolovanju ili dobio stimulaciju, a plate za više firmi može obračunati u jednom navratu.

Kontrola nad svim firmama

Kada agencija vodi desetine firmi, najteže je znati gdje nešto nedostaje ili se ne slaže. Ako se provjera radi klijent po klijent, firme sa kraja spiska često dođu na red tek pred predaju prijava.

Računovođa u Neksusu ima kontrole i izvještaje za sve firme odjednom, pa ne mora otvarati klijenta po klijenta da bi to provjerio.

Dobro je odrediti dva stalna termina za kontrole: prvi kada se proknjiže izvodi i dokumenti, a drugi nekoliko dana prije predaje prijava.

Komunikacija sa klijentima

Računovođa koji manje vremena troši na ponavljanje ranije primijeti šta nedostaje i ranije javi klijentu. Klijent tada ima vremena da donese dokument ili objasni uplatu prije predaje prijave.

Dio poziva i poruka može se izbjeći dogovorom na početku saradnje. Sa svakim klijentom vrijedi dogovoriti:

• Do kog dana u mjesecu šalje izvode, fakture i robne dokumente
• Ko u firmi javlja promjene za plate i na koji način
• Kome se u agenciji obraća sa pitanjima
• Kada agencija javlja iznos PDV-a i obaveze po platama

Taj dogovor dobro je poslati klijentu i pismeno, da ga zna i osoba koja kasnije preuzme te poslove u firmi.

Šta to znači za agenciju

Kada se posao ne radi posebno za svaku firmu, računovođi ostaje više vremena za provjeru i za razgovor sa klijentima. Agencija može preuzeti još firmi, a da odmah ne zapošljava dodatnog računovođu. Primjer agencije koja može preuzeti još 20 klijenata bez povećanja tima opisali smo na stranici Računovodstvene agencije.

Agenciji koja tek bira program pomoći će članak Kako izabrati knjigovodstveni program za računovodstvenu agenciju: pitanja prije odluke.

Kontrole i izvještaje za sve firme pokazujemo na prezentaciji, na primjerima iz prakse. Ako želite vidjeti kako bi to izgledalo u vašoj agenciji, javite nam se.